¿Cómo mejorar la gestión de gastos en las empresas?
Desde la renovación de las suscripciones de ciertos programas informáticos hasta el reembolso de los gastos de kilometraje relacionados con los viajes de negocios, una empresa debe gestionar una multitud de escenarios y gastos. En caso contrario, las pérdidas podrían dispararse rápidamente.
Entonces, ¿cómo optimizar la gestión de los gastos de los empleados, especialmente de aquellas empresas de rápido crecimiento? Los directores financieros necesitan encontrar rápidamente una solución para la gestión de gastos con la que ahorrar dinero y optimizar la productividad de los empleados al mismo tiempo que reduce los posibles riesgos para la empresa.
Para ello, a continuación, explicamos cuatro formas de facilitarle la vida al departamento de contabilidad de la empresa.
Renuncia a la tarjeta de crédito de la empresa
Seducidos por sus numerosas ventajas, 13,9 millones de pequeñas empresas tenían una tarjeta de crédito en 2015 según CreditCards.com. De hecho, las tarjetas de crédito de las empresas no solo permiten a las nuevas sociedades crear rápidamente un expediente de crédito, sino que también constituyen una buena alternativa para cubrir ciertos gastos cuando el flujo de efectivo es limitado.
Sin embargo, no es una solución ideal. Imaginemos que la empresa crece y abre oficinas con equipos en varios países. ¿Cómo gestionar y distribuir fácilmente suficientes tarjetas corporativas? De hecho, estas tarjetas bancarias implican un trabajo administrativo considerable.
No pidas a tus empleados que adelanten los gastos
Sea cual sea la ubicación de los empleados, siempre surge la misma queja: ¿por qué realizar los pagos con sus tarjetas personales? En promedio, los empleados gastan 2.000 € en viajes de negocios internacionales, una cantidad que, sumada a sus facturas mensuales y obligaciones financieras, resulta prácticamente imposible de asumir.
Además, las empresas de nueva creación suelen tener un personal y unos recursos limitados, y no siempre tienen acceso a la tecnología y a las herramientas digitales adecuadas, lo que puede ralentizar los procesos de envío y reembolso de los gastos. El primer paso hacia una mayor eficiencia es establecer un procedimiento simple proporcionando una plantilla de reclamación de gastos para los empleados.
Pero, para eliminar completamente esta práctica, ¿por qué no ofrecer otras soluciones de gestión de gastos más innovadoras?.
Gana mayor visibilidad y control sobre los gastos de los empleados
Para gestionar los sueldos y gastos de los empleados, es esencial tener una visión completa y exhaustiva de los pagos realizados. De ahí la utilidad de una tabla para controlar los gastos. Hoy en día existen muchas soluciones innovadoras para facilitar su creación y la presentación de informes con los que ganar en precisión y eficacia.
Aplica una política de gastos lógica y sencilla
Tener una política de gastos no es suficiente. Asegúrate de que los empleados entienden cada punto.
Una de las razones por las que los empleados gastan dinero en todo es la falta de una política definida y totalmente comprensible para todos. Sin directrices claras, ¿cómo podemos esperar que los empleados sepan lo que está permitido o no?
Por eso, es fundamental definir una política de gastos que incluya los siguientes aspectos:
Proveedores preferidos que ofrecen cuentas y reducciones a empresas (aerolíneas, hoteles, restaurantes, etc.).
Condiciones de reserva (antelación, ubicación, tipo de servicio, etc.).
Portales web, aplicaciones móviles y herramientas digitales para la búsqueda y reserva en viajes.
Gastos reembolsables (comidas, transportes, actividades, etc.), así como los no reembolsables. Límites de pago.
Procedimientos de pago y de presentación (tarjetas, plazos, recibos, etc.).
Proceso de reembolso.
Si puedes demostrar a los empleados que conocer y seguir la política de gastos da como resultado un reembolso más rápido, la política se aplicará de forma más estricta por parte de todos, lo que servirá para ahorrar dinero e impulsar la productividad de los empleados.
